Hardware-Beschaffung

Beschaffung von Computerarbeitsplätzen und Peripherie über Rahmenverträge

Beschreibung

In einem Beschluss der Hochschulleitung vom 26.9.2005 wurden Richtlinien zur IT-Beschaffung an der Universität erlassen. Dieser Beschluss wurde am 9. November 2005 durch ein Rundschreiben der Universitätsleitung (Kanzler Thomas A.H. Schöck) in Kraft gesetzt. Die Richtlinien zu IT-Beschaffungen, aktuelle IT-Rahmenverträge sowie das komplette Rundschreiben finden Sie auf den Internetseiten der Universitätsverwaltung im Verwaltungshandbuch der ZUV (Beschaffungswesen, Rahmenverträge) unter Rahmenverträge IT-Beschaffungen.

Auszug IT-Beschaffungsrichtlinien der FAU (November 2005)

  • Alle IT-Beschaffungen durch die Einrichtungen der FAU (ohne Klinikum) sind zwingend über bestehende Rahmenverträge abzuwickeln. Dabei ist es unerheblich, aus welcher Finanzierungsquelle die Zahlungen veranlasst werden.
  • Für alle Einrichtungen der FAU, die vom RRZE durch das IZH (IT-BetreuungsZentrum Halbmondstraße, Erlangen), IZI (IT-BetreuungsZentrum Innenstadt, Erlangen) und das IZN (IT-BetreuungsZentrum Nürnberg, WiSo) betreut werden gilt: Alle IT-Beschaffungen sind vor der Bestellung mit dem jeweiligen Betreuungszentrum abzusprechen, welches bei Bedarf auch Mithilfe bei Bestellungen leistet.
  • IT-Beschaffungen, die in begründeten Sonderfällen nicht aus bestehenden Rahmenverträgen getätigt werden können, sind vor der Bestellung mit dem RRZE abzustimmen (siehe Formblatt „Stellungnahme des RRZE bei Abweichungen vom Rahmenvertrag“, unter IT-Beschaffungen an der FAU). Für diese Beschaffungen gelten auch nach wie vor die gesetzlichen und sonstigen Bestimmungen für die Vergabe von öffentlichen Aufträgen.
  • Das Referat F5 Finanzbuchhaltung der Universitätsverwaltung ist gehalten, Zahlungen für Beschaffungen, die von der bestehenden Rahmenvertragsregelung abweichen, nur dann zu vollziehen, wenn die Einwilligung hierzu vom RRZE mit beiliegendem Formblatt erklärt und vorgelegt wird.

Umfang

Alles Wissenswerte zur Beschaffung von Hardware für den dienstlichen Einsatz, aktuelle Preise und Bestellformulare zur Hardware-Beschaffung (PCs, Peripherie, Notebooks, Monitore, Drucker, Scanner, Workstation u.s.w.) des Rechenzentrums sowie weitere Hinweise und Tipps gibt es hier:

Nutzer finden hier stets
  • aktuelle Portfolio für alle vertraglich ausgeschriebenen Produkte (PCs, Workstation, Peripherie, Notebooks, Apple-Produlte, Beamer usw.)
  • inklusive wirtschaftlichen Garantie- und Service-Leistungen (vor Ort)
  • Preislisten und Bestellformulare sind "downloadbar" und werden regelmäßig aktualisiert

Ausschreibungen, Rahmenverträge und Beschaffungsmodalitäten

Die Universität Erlangen-Nürnberg, vertreten durch das Regionale Rechenzentrum Erlangen, hat in den letzten Jahren in Zusammenarbeit mit anderen Hochschulen (Würzburg. Bamberg, Bayreuth, u.s.w.) mehrere öffentliche Ausschreibungen für PCs, Notebooks, Server und Rechnerzubehör u.s.w. durchgeführt. Gründe für diese Ausschreibungen waren:
  • Die allgemeinen Bestimmungen und Verordnungen für Beschaffungen im Öffentlichen Dienst.
  • Bei einem zu erwartenden Beschaffungsvolumen von mehr als 25.000 € pro Jahr ist eine nationale Ausschreibung erforderlich, bei mehr als 200.000 € pro Jahr ist eine europaweite Ausschreibung durchzuführen.
  • Bei den zu erwartenden Beschaffungsvolumina sind durch eine Ausschreibung bessere Kaufkonditionen zu erreichen.
  • Der Bayerische Oberste Rechnungshof hat in den vergangenen Jahren mehrfach die Beschaffungsvorgänge - nicht nur der FAU - geprüft und teilweise gerügt.
Vorteile der durch die Ausschreibungen entstandenen Rahmenverträge sind u.a.:
  • Alle Verträge erfüllen vergaberechtliche Anforderungen, Gesetze und Bestimmungen.
  • Bei Einzelbeschaffungen entfällt für die Hochschuleinrichtungen der personelle und zeitliche Aufwand zur Typen-, Hersteller- und Lieferantenauswahl.
  • Beschaffungen können direkt über die vom RRZE zur Verfügung gestellten Preislisten, Bestellformulare und / oder Online-Shop-Portale getätigt werden.
  • Es müssen keine Gegenangebote eingeholt werden.
  • Es müssen keine Vergleichsangebote eingeholt werden; dies betrifft auch Beschaffungen und Anträge größeren Umfangs, z.B.: CIP, WAP und Großgeräteanträge.
  • Die Geräte sind nach technischen Gesichtspunkten ausgewählt, und die Einrichtungen der FAU werden vom RRZE bei der System- / Softwareinstallation und bei der Integration in die IT-Infrastruktur der FAU sowie bei Reparaturen und Ausbauten unterstützt.
  • Mit dem Referat F5 Finanzbuchhaltung der Universitätsverwaltung ist abgesprochen, dass für die Rechnungsabwicklung als Angabe des Vergabeverfahrens die Nennung des jeweiligen Rahmenvertrags auf der Rechnung ausreicht.
Das RRZE wurde durch die Universitätsleitung beauftragt, mittels nationaler und europaweiter Ausschreibungen auch zukünftig dafür Sorge zu tragen, dass immer gültige Rahmenverträge für die wesentlichen IT-Komponenten bestehen. Bei der Auswahl der Geräte und Konfigurationen wird auf qualitativ hochwertige Markenbauteile geachtet, um eine möglichst große Kontinuität bei den Lieferungen zu erreichen. Auf diese Weise soll der Aufwand bei Beschaffung und Reparatur in einem wirtschaftlich vertretbaren Rahmen gehalten werden. Die Angebote sind deshalb nicht mit Angeboten von Supermärkten oder ähnlichen Anbietern vergleichbar, die keine standardisierten Produkte liefern. Entscheidend sind hier ebenfalls neben einem guten Preis-/Leistungsverhältnis auch Mindestanforderungen an die Firmenstruktur. Für die Basisleitung, Bezug und Installation wird Support geleistet. Weitergehender Support wird über Lieferant vermittelt.

Links zur Dokumentation

Hardware-Informationen auf der RRZE-Website

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